banner

BIURO Z POLOTEM

Biuro firmy logistycznej

Rozmowa z Jolantą Łopato

Rosnąca dynamika konsumpcji, wzrost znaczenia Polski w branży e-commerce, rozwój połączeń z USA, Chinami i Europą Zachodnią. To tylko niektóre z wielu powodów dynamicznego rozwoju branży logistycznej i rynku powierzchni magazynowych, który w ubiegłym roku przekroczył 13,5 mln m². Rozwój ten rodzi potrzebę wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań i skutecznych sposobów zarządzania przedsiębiorstwami. Wiele praktyk stosowanych w branży logistycznej można też z powodzeniem zaimplementować do procesów innych firm.

Point Of View to firma logistyczna, która od 15 lat zajmuje się szeroko rozumianą gospodarką magazynową oraz wynajmem nowoczesnych powierzchni magazynowych. Dysponuje aż siedmioma magazynami i dziennie przygotowuje do wysyłki około 4 000 paczek. Rozmawiamy z Jolantą Łopato, dyrektor operacyjną, która opowiada nam o roli papieru w branży logistycznej, nowoczesnych rozwiązaniach administracyjnych, kontakcie z klientem i skutecznym budowaniu zespołu.

Spis treści

Point of View

01

Usługi logistyczne

W jaki sposób firmy logistyczne pomagają w rozwoju przedsiębiorstw?

Dlaczego firmy korzystają z usług logistycznych? Co decyduje o tym, że lepiej przechowywać swój towar w magazynach firm zewnętrznych niż własnych?

Dla wielu z firm jest to po prostu opłacalne. Nie muszą ponosić kosztów, związanych z budową i utrzymaniem własnego magazynu i martwić się o jego odpowiednie wyposażenie – regały czy wózki widłowe to niemały wydatek. Znikają także zmartwienia, które wiążą się z zatrudnieniem pracowników i właściwym kierowaniem zespołem, tak aby przesyłki zawsze były spakowane i wysłane na czas. Wśród naszych klientów są też właściciele start-up’ów. Jedna z naszych klientek prowadzi sklep internetowy z zabawkami. Przez długi czas zajmowała się wszystkim, łącznie z pakowaniem i wysyłaniem towaru. W pewnym momencie stwierdziła, że pochłania jej to większość dnia i nie ma czasu na prace, związane z dalszym rozwojem marki. Postanowiła więc tę część działalności powierzyć nam i nie martwić się już o terminowość wysyłek czy zapasy papieru do pakowania.

Czyli dynamicznie rozwijająca się branża e-commerce wpływa na wzrost zapotrzebowania na usługi logistyczne?

Oczywiście, warunki dyktują coraz bardziej wymagający konsumenci, dla których ważne jest to, jak szybko otrzymają swoje zamówienie oraz w jaki sposób zostanie ono zapakowane. Zaopatrywane przez nas sklepy, zwłaszcza w centrach handlowych, muszą otrzymywać towary dokładnie w zamawianych ilościach (ze względu na ograniczoność ich powierzchni) oraz w ściśle uzgodnionym czasie (ze względu na godziny otwarcia galerii handlowych). Elegancki kartonik zamiast folii bąbelkowej, przestaje być czymś nietypowym. Dlatego firmy e-commerce, chcąc sprostać oczekiwaniom konsumentów oraz wyzwaniom stawianym przez dynamicznie rozwijający się rynek, szukają wsparcia w usługach logistycznych. Wiedzą, że powierzając zarządzanie zaopatrzeniem oraz dystrybucją swoich towarów profesjonalistom, mogą zbudować swoją przewagę konkurencyjną. Dotyczy to zarówno małych, jak i dużych graczy.

02

Logistyka to papier

Dlaczego papier odgrywa ogromną rolę w funkcjonowaniu firmy logistycznej?

Co jest charakterystyczne dla branży logistycznej?

W Point Of View wszechobecny jest papier. W magazynach używamy dużych ilości papieru pakowego, kartonów, taśm. Korzystamy też z papieru do celów biurowych – drukujemy umowy, etykiety, dokumenty wydania itp. Dziennie wysyłamy ok. 4 000 paczek i każda z takich wysyłek wiąże się z wykorzystaniem papieru. Tak więc skala jest znacząca.

W jakich działach zauważyć można największe zużycie papieru?

Śmiało możemy mówić o druku wysokonakładowym…

Najwięcej papieru używa się w magazynach. Poza papierem pakowym bardzo często korzystamy z papieru do drukarek. Przede wszystkim do drukowania dokumentów wydania. Do każdego zamówienia drukowane są one w dwóch egzemplarzach – jedną kopię wkładamy do paczki, druga zostaje u nas i jest archiwizowana. W dokumentach systemowych znajdziemy bardzo istotne informacje – godzinę, sposób i stanowisko pakowania, rozmiar kartonu itp. Dzięki temu cały proces jest przejrzysty i w razie reklamacji wiemy u kogo rozwiewać wątpliwości; korzystamy również z monitoringu. Drukowane na papierze dokumenty przewozowe dostają także kierowcy. W dalszej kolejności drukujemy etykiety logistyczne, którymi oklejamy paczki. Znajdują się na nich dane adresata i właściciela wysyłanego towaru. A teraz wróćmy do tych 4 000 paczek dziennie i pomnóżmy tę liczbę razy liczbę potrzebnych wydruków. Śmiało możemy mówić o druku wysokonakładowym…

A materiały wewnętrzne? Czy przy ich tworzeniu także wykorzystują Państwo duże ilości papieru?

Drukujemy instrukcje i informacje o procedurach. Czasami przygotowywane są one tylko w jednym egzemplarzu i towarzyszą im tzw. checklisty. Każdy po zapoznaniu się z instrukcją, składa na odpowiednio przygotowanym, papierowym formularzu swój podpis. Niektóre instrukcje drukowane są w kilku kopiach, foliowane i umieszczane w różnych miejscach magazynów. Poza tym w formie papierowej tworzone są listy obecności czy księgi gości, w których rejestrujemy wszelkie wejścia i wyjścia z magazynu.

Zainspirowany?

Odbierz 8.000 zł na wyposażenie swojego biura!

Dowiedz się więcej

Co jest dla Państwa ważne przy wyborze papieru do drukowania?

Przede wszystkim ważne są nasze potrzeby. Korzystamy w zdecydowanej większości z wydruków czarno-białych, tak więc nie musimy mieć papieru, który znakomicie podkreśli barwy, ale taki który zapewni wyraźny druk i optymalny kontrast. Po drugie, nasze wydruki są wysokonakładowe, dlatego zależy nam na wydajności i korzystnym stosunku jakości do ceny. Generalnie, bliskie są nam zasady zrównoważonego rozwoju, więc jeśli już musimy drukować, to staramy się korzystać z papieru dostosowanego do codziennego użytku, którego jakość pozwala na długą i bezawaryjną eksploatację urządzeń drukujących.

Czy papier obecny jest także w biurze Point Of View?

Oczywiście! Na biurku logistyka znaleźć można komputer, kalkulator, telefon oraz stosy dokumentów. Są to zarówno umowy i oferty, jak i kartki z własnymi notatkami, sporządzonymi podczas spotkań czy rozmów. Najwięcej papieru znajduje się na biurkach wzrokowców – jeśli mamy do zafakturowania kilkanaście zleceń, to rzeczywiście lepiej wydrukować sobie checklistę i odhaczać zrealizowane zadania.

Przygotowują też Państwo oferty w wersji papierowej?

Bardzo rzadko. Większość ofert przetargowych wysyłamy w formie elektronicznej. Są to zarówno prezentacje, jak i arkusze z ofertami cenowymi. Zdecydowanie częściej drukujemy zapytania od klienta, szczególnie jeśli są bardzo skomplikowane – ważne informacje rozproszone są w tekście, a opis procedur zajmuje kilka stron. Łatwiej nam wczytać się w potrzeby klienta, gdy mamy przed oczami wydruk, możemy na nim podkreślać istotne rzeczy i robić odręczne notatki.

Ile drukarek znajduje w Państwa głównej siedzibie?

Tylko jedna, ale nie oznacza to, że stoi bezczynnie. Wręcz przeciwnie. Intensywnie korzysta z niej zarówno sekretariat, jak i dział księgowości.

03

Obieg papierowych dokumentów

Jak optymalizować czas i koszty pracy?

Co potem dzieje się z tymi wydrukami? Proszę nam powiedzieć kilka słów o obiegu i archiwizacji dokumentów….

Nasza firma obecnie bardzo się rozrasta i jesteśmy w fazie usprawniania procesów, związanych z obiegiem dokumentów. Przybywa nam zapytań o ofertę, mamy coraz więcej kontrahentów. Ostatnio, w ciągu tygodnia musieliśmy wprowadzić 30 małych klientów. Jest to ogromny wysiłek, wymaga sprawnej wymiany informacji między magazynem i biurem, a klientem, bo to wtedy przekazywane są najistotniejsze kwestie, związane z realizacją zlecenia. Pracujemy więc nad maksymalnym uporządkowaniem procesów zachodzących w firmie, a zaczęliśmy od obiegu dokumentów.

Na czym polegają te zmiany?

Do tej pory pracowaliśmy na kilku systemach, m.in. zarządzania kontaktami z klientami (CRM) i programie księgowym. Jednak wykonywanie tych samych operacji w kilku miejscach było zbyt czasochłonne, postanowiliśmy więc je zintegrować i zastąpić nowym systemem, bardziej dopasowanym do naszych procesów. Na przykład teraz, wydrukowaną fakturę skanujemy i umieszczamy w systemie, a dostęp do niej mają osoby z różnych działów. Już w formie elektronicznej jest akceptowana przez prezesa lub jednego z dyrektorów, a następnie przekazywana do księgowości, która archiwizuje papierową wersję. Dzięki temu drukowana faktura ma jeden obieg: sekretariat-księgowość, reszta dzieje się już w chmurze. Jest to jednak dopiero pierwszy etap zmian. W kolejnych chcemy nasz system zintegrować z bankiem, aby wszystko przebiegało automatycznie.

Na co należy zwrócić uwagę wprowadzając takie zmiany?

Należy zacząć od sprecyzowania swoich potrzeb, zdefiniowania procesów, a dalej aktywnie współpracować ze wszystkimi, którzy te procesy tworzą. Nie może być tak, że zmiany przychodzą z góry. Pracownik wie najlepiej, ile czasu zajmuje mu dana czynność czy ile razy musi kliknąć, aby gdzieś dotrzeć. Dlatego ważne jest, aby był obecny przy tworzeniu nowych procedur i usprawnień. Warto też sprawdzić, czy nie wystarczą nam gotowe rozwiązania. Być może nie trzeba ponosić ogromnych kosztów, związanych z wprowadzeniem personalizowanych systemów, a warto przedefiniować same procesy.

04

Zmiana to wyzwanie

W jaki sposób firma logistyczna inwestuje w swój rozwój?

Jakie procesy w Państwa firmie stawiają przed Państwem największe wyzwania? Z czym się one wiążą?

Nasza firma cały czas stawia na rozwój.

Istotne zmiany pojawiają się zawsze wtedy, gdy przybywa nam nowy magazyn. Musimy pod nasze procesy dołączyć całkiem nowy punkt, wdrożyć odpowiednie systemy, przeszkolić ludzi, zorganizować całą infrastrukturę. Zawsze wymaga to ogromnego nakładu czasu i pracy. Często także modyfikujemy organizację samych magazynów, aby móc sprostać oczekiwaniom klientów, a także efektywnie wykorzystywać przestrzeń.

Nasza firma cały czas stawia na rozwój. Pod koniec 2015 roku dysponowaliśmy 68 000 m² własnej i wynajmowanej powierzchni magazynowej. Dwa lata później ta liczba wzrosła do 80 000 m². W ciągu najbliższego roku będziemy świadczyć usługi logistyczne już na powierzchni 100 000 m².

Z czego wynikają te działania? Czy rozwój rynku usług logistycznych jest głównym czynnikiem?

Niewątpliwie tak. Od kilku lat odnotowujemy średni wzrost nowych klientów i wysyłanych paczek na poziomie 60% rocznie. Z każdym rokiem wzrasta liczba naszych kontrahentów, a my widzimy jak zmieniają się ich potrzeby. To wymaga ciągłych analiz, poprawy zarówno istniejących systemów zarządzania magazynami, jak i poszerzania zakresu swoich usług.

Od kilku lat odnotowujemy średni wzrost nowych klientów i wysyłanych paczek na poziomie 60% rocznie. Z każdym rokiem wzrasta liczba naszych kontrahentów, a my widzimy jak zmieniają się ich potrzeby.

Sporą zmianą dla firmy było nabycie w zeszłym roku magazynu w Pniewach koło Grójca. Dzięki niemu nasza powierzchnia magazynowa zwiększyła się do 80 000 m². Ta inwestycja pozwoliła nam rozwinąć się i odpowiedzieć na rosnące zapotrzebowanie, bardzo dynamicznie rozwijającego się rynku. W nowym magazynie mamy 6 000 miejsc paletowych oraz wydzieloną strefę co-packingu i usług VAS (usługi wartości dodanej), które zostały wyposażone w specjalistyczny sprzęt, dedykowany tym procesom. Pozwala nam to zaimplementować wiele rozwiązań, które wykraczają poza standardy rynku. Dzięki temu nasi klienci mają możliwość budowania bardziej dopasowanych ofert, co bezpośrednio przekłada się na wzrost ich sprzedaży. Jest też strefa obsługi e-commerce z dwupoziomowym systemem automatyki magazynowej i miejscem na nawet 30 tysięcy sztuk towaru. Co ciekawe, niemal natychmiast po uruchomieniu magazynu znalazł się klient, który zdecydował się na korzystanie z naszych usług, a to znacznie przyspieszyło proces wdrażania zmian.

05

Zarządzanie procesami

Jak logistyka inspiruje do efektywnego prowadzenia firmy?

Z jakich rozwiązań administracyjnych jesteście szczególnie dumni?

Korzystamy z dopasowanego do naszych potrzeb systemu do obsługi magazynowej WMS Anteeo, który jest z nami od początku istnienia firmy, czyli od 2004 roku. System ten rozwija się razem z naszą firmą, jest bardzo prosty w obsłudze. Kontrahenci mają do niego dostęp poprzez stronę internetową. Wystarczy półgodzinne szkolenie, aby opanować jego podstawowe funkcjonalności, jest przyjemny i intuicyjny, z jasno opisanymi strukturami.

Dlaczego system ten sprawdza się już tyle lat?

Przede wszystkim dlatego, że jest modułowy i istnieje możliwość jego rozwijania, dodawania nowych elementów lub usuwania tych, z których już nie korzystamy. Dzięki temu zawsze mógł odpowiadać na potrzeby naszych pracowników i klientów. Pamiętajmy, że przez sam magazyn w Kawęczynie przechodzi miesięcznie około 2 milionów sztuk towaru, a w Pniewach obsługujemy nawet do 3 000 palet na dobę. To wymaga systemu i procesów, dzięki którym ryzyko popełnienia błędów jest bardzo niskie, gdyż każda pomyłka wiąże się z dużymi kosztami.

Jakie są jego główne funkcjonalności?

W wielkim skrócie: dzięki temu systemowi możliwe jest zarządzanie stanami magazynowymi przez kilkuset użytkowników z różnym poziomem uprawnień, czyli na bieżąco śledzimy pracę całej firmy i magazynów. Tworzymy edytowalne bazy danych, mamy dostęp do zleceń wszystkich klientów i widzimy na jakim etapie jest ich realizacja: czy są planowane, zatwierdzone, realizowane, zamknięte. Generujemy raporty o stanach magazynowych, operacjach przyjęć i wydań. Do systemu mają także dostęp klienci, którzy samodzielnie awizują zlecenia, na przykład poprzez transfer danych z pliku Excel. Dzięki temu towar jest przyjmowany według zaplanowanego harmonogramu usług. Widzą też statusy swoich zleceń, daty dyspozycji i daty wykonania. Dostęp jest szybki, a informacje podane w bardzo czytelny sposób.

A jak wygląda struktura organizacyjna w Point Of View?

Nasza struktura jest dość płaska. Firmą kieruje prezes, wspomagany przez dwóch dyrektorów: działu operacyjnego i logistyczno-transportowego. Ja kieruję tym pierwszym, a odpowiada on za ofertowanie i ustalanie z klientami warunków współpracy, zakupy, administrację, marketing. Rozmawiając z klientami, na pierwszym etapie uzgadniamy, co będzie należało do naszych zadań, z jakim rodzajem produktów i materiałów będziemy pracować, na co musimy zwrócić większą uwagę podczas prac, czy klient ma szczególne potrzeby dotyczące opakowania, wysyłki itp. Jest to też moment, w którym rozmawia się o finansach oraz terminach realizacji. W przypadku kwestii celnych, transportowych czy związanych z co-packingiem, negocjacje wspiera także drugi dyrektor.

Staramy się szybko podejmować decyzje, aby nic nie hamowało naszych codziennych działań.

Całość rozmów finalizowanych jest poprzez podpisanie umowy, a zadanie zostaje przekazane do działu magazynowego. Dział magazynowy zajmuje się samą realizacją zleceń. Każdy klient ma tam przydzieloną osobę do kontaktu, od której w każdej chwili może dowiedzieć się, na jakim etapie jest realizacja, czy nastąpiły jakieś zmiany, opóźnienia itp. Magazyny mają kierowników, którzy bezpośrednio podlegają prezesowi. Zarządzają oni brygadami, do których przedzielane są zlecenia określonych klientów. Są one odpowiedzialne za sprawne wydanie towarów, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. W związku z tym, że na pierwszym miejscu stawiamy sprawną obsługę, część z naszych magazynów pracuje 24 godziny na dobę w systemie 3-zmianowym.

W jaki sposób przekłada się to na Państwa wewnętrzną komunikację?

Raz w tygodniu odbywają się wspólne spotkania z prezesem, dyrektorami i kierownikami magazynów, na których omawiane są bieżące projekty i ich statusy, ewentualne problemy. Kierownicy zgłaszają swoje potrzeby i propozycje usprawnień. Staramy się szybko podejmować decyzje, aby nic nie hamowało naszych codziennych działań. Ważniejsze kwestie trafiają oczywiście do prezesa.

06

Atmosfera w pracy

Czy pozytywne motywowanie pracowników się sprawdza?

Jak sposób zarządzania pracownikami może wpłynąć na przewagę konkurencyjną firmy?

Uważam, że atmosfera w pracy ma ogromne znaczenie dla rozwoju firmy. Niezadowolenie pracowników pociąga za sobą brak zaangażowania, spadek jakości usług, a także przekłada się na relacje z klientem. Trudno wymagać od kogoś kto jest sfrustrowany, aby efektywnie reprezentował interesy firmy. Dlatego bardzo zależy nam, aby pracownicy czuli się u nas dobrze. Można powiedzieć, że satysfakcja z pracy to jedna z fundamentalnych dla nas wartości.

W jaki sposób Państwa firma buduje zaangażowanie u pracownika?

Zaangażowanie przekłada się na wyniki finansowe firmy.

Regularnie organizuję spotkania mojego działu, podczas których każdy może się wypowiedzieć, zaproponować jakieś zmiany lub pomysły na usprawnienie naszych prac. Mamy także karty rozwoju pracownika, rozmawiamy o tym co robi on dobrze lub nad czym musi jeszcze popracować. Czasami drobna zmiana ma ogromny wpływ na jakość wykonywanej pracy. Zależy mi, aby ludzie podczas tych spotkań byli szczerzy, bo ich zaangażowanie przekłada się na wyniki finansowe firmy.

Staramy się także angażować naszych pracowników w dodatkowe aktywności, na przykład w pracę nad stroną internetową, kiedy to zastanawialiśmy się nad misją, wizją i wartościami firmy. Zorganizowaliśmy spotkanie we współpracy z firmą konsultingową (naszym stałym partnerem), a na warsztatach, obok managementu, obecni byli także pracownicy. Wszyscy, włącznie z prezesem, mieli równe prawo głosu.

Podziękuj pracownikowi za wykonane zadanie. To go zmotywuje do dalszych działań
Podziękuj pracownikowi za wykonane zadanie. To go zmotywuje do dalszych działań.

Czy integrujecie się również po pracy?

Tak, raz na kilka miesięcy spotykamy się po pracy i robimy coś wspólnie. Ostatnio zorganizowaliśmy warsztaty sushi, pracownicy jednego z magazynów mieli ognisko. Dobrze się czujemy w swoim towarzystwie, dlatego nie chcemy, aby nasze kontakty ograniczały się tylko do siedzenia przy sąsiadujących biurkach.

Co zatem motywuje pracowników logistyki?

Docenianie ich pracy. Każdy kto dobrze wykonuje swoje obowiązki, powinien otrzymywać informacje zwrotne. W rozmowach nie chodzi tylko o ocenianie i wytykanie błędów, ale także zauważenie tego, że ktoś naprawdę jest dobry w tym, co robi. Zależy nam na budowaniu długotrwałych relacji z pracownikiem i tworzeniu zespołu składającego się z ludzi, którzy znają firmę, a firma zna ich możliwości. Nie możemy pozwolić sobie na rotację, ponieważ wdrożenie nowych osób w procedury jest kosztowne i czasochłonne. A żeby ludzie chętnie przychodzili do pracy muszą czuć, że organizacja oparta jest na partnerstwie i wzajemnym zaufaniu. Dlatego też dbamy o to, aby pracownicy mieli częsty i bezpośredni kontakt z osobami decyzyjnymi. Dążymy do tego, aby otwarcie opowiadali o swoich potrzebach, ponieważ oni, wykonując dane prace, mają o nich największe pojęcie i najlepiej wiedzą, co może pomóc, aby procesy przebiegały jeszcze sprawniej i efektywniej. Tylko w ten sposób możemy realnie udoskonalać konkretne procedury i usprawniać naszą organizację – słuchając swoich pracowników i rozmawiając z nimi oraz łącząc ich wiedzę i doświadczenie z naszymi pomysłami na rozwijanie biznesu.

07

Kontakt z klientem

Klient zadowolony, czyli jaki?

Jak na pozycję Państwa firmy wpływa sposób zarządzania relacjami z klientami?

Przykładamy ogromną wagę do kontaktu z kontrahentami. Ma to nam pomóc zarówno w budowaniu długotrwałych, pozytywnych relacji biznesowych, jak i wspierać zarządzanie oraz organizację firmy. Po pierwsze, zależy nam na tym, aby zwłaszcza na początku współpracy poznać dokładnie wymagania i procedury klienta oraz odwrotnie – staramy się, aby klient poznał nasz sposób działania i możliwości. Każdy klient ma inne doświadczenia lub inną wizję realizacji swojego zlecenia, wówczas siadamy i rozmawiamy na temat poszczególnych, podejmowanych przez nas kroków, aby wytłumaczyć nasz system pracy i wypracować wspólną ścieżkę. Po drugie, klient zawsze wie do kogo może zwrócić się w danej sprawie. Przedstawiamy mu dedykowany dla niego zespół, dzięki czemu wie on, że w kwestii faktur czy umowy musi kontaktować się z jedną osobą, a za termin wysyłki odpowiada już zupełnie ktoś inny. Dzięki temu klient nie krąży między działami, a my wiemy na jakim etapie jest realizacja zadania. Dla takiej firmy jak nasza jest to bardzo ważne.

Przykładamy ogromną wagę do kontaktu z kontrahentami. Ma to nam pomóc zarówno w budowaniu długotrwałych, pozytywnych relacji biznesowych, jak i wspierać zarządzanie oraz organizację firmy.

Co jeszcze pomaga w budowaniu trwałych relacji biznesowych z klientem?

Naszą kolejną mocną stroną jest elastyczność. Unikamy wysyłania standardowych ofert, a ich przygotowanie zawsze poprzedzamy wnikliwą rozmową na temat faktycznych potrzeb klienta. Dzięki temu jesteśmy w stanie przygotować się w zasadzie do każdego zlecenia – zarówno pakowania perfum w brokatowe torebeczki, jak i zorganizowania transportu wierteł, które są używane podczas budowania tuneli. Jednocześnie duży nacisk stawiamy na partnerstwo: stosujemy elastyczne metody pracy, a klient polega na naszej wiedzy i doświadczeniu oraz obdarza nas zaufaniem.

08

Komunikacja jest ważna

Automatyzacja czy indywidualne potrzeby klienta?

Walka z czasem, zarządzanie zespołem, konieczność sprostania wielu normom jakościowym… W czym tkwi sekret dobrze zorganizowanego i przeprowadzonego procesu logistycznego?

W naszej branży bardzo istotna jest informacja, a brak dobrej komunikacji ma poważne konsekwencje – może opóźnić realizację zlecenia, spowodować chaos organizacyjny, który zahamuje prace itp. Informacje przekazujemy sobie mailowo lub podczas wewnętrznych spotkań, na których komunikujemy duże zmiany w firmie. Pracujemy także przy użyciu wspomnianego już systemu do obsługi magazynowej. Często sięgamy po telefon, najszybszy sposób komunikacji na odległość.

Generalnie, wszystkie najważniejsze procesy staramy się zamykać w standardowe procedury, które powstają w oparciu o współpracę z firmą konsultingową – funkcjonują one już od lat, a my nadal je kontrolujemy i ulepszamy. Nawet stałe elementy, na które wydawałoby się, że mamy niewielki wpływ, takie jak godziny pracy kurierów, czy czas potrzebny na dokładne spakowanie, przeliczenie i wysłanie towaru, staramy się ciągle poprawiać, aby zwiększać efektywność naszych procesów.

Jak to wygląda w praktyce?

Jeszcze raz przypomnę, że dziennie wysyłamy około 4 000 paczek, miesięcznie nawet 30 000, a dobowy handling paletowy oscyluje wokół 3 000 palet. Oczywiście sprawne kierowanie tymi procesami nie byłoby możliwe bez wspomnianego już wewnętrznego systemu. Pamiętajmy jednak, że nasze działania musimy zintegrować z działaniami firm kurierskich i transportowych, a także z klientem.

Ze względu na różnorodność potrzeb klienta, trudno nam mówić o pełnej automatyzacji pracy.

I tak, w przypadku e-commerce, teoria mówi, że ze sklepu internetowego otrzymujemy dyspozycje wysyłki towaru, pakujemy go, wysyłamy i potwierdzamy wykonanie zlecenia. W praktyce wygląda to jednak tak, że musimy spełnić wiele norm jakościowych, aby sprostać oczekiwaniom końcowego klienta. I tutaj, kluczowa jest komunikacja czy w ogóle informacja. Aby usługa mogła zostać w pełni zrealizowana, o każdym tym detalu powinni wiedzieć wszyscy uczestnicy procesu.

Czy zatem pełna automatyzacja procesów logistycznych jest w ogóle możliwa?

Ze względu na różnorodność potrzeb klienta, trudno nam mówić o pełnej automatyzacji pracy. Każdy ma inne wymagania, dotyczące sposobu pakowania czy wysyłki, tak więc duże znaczenie ma elastyczność i szybkość reakcji. I tu znowu na pierwszy plan wychodzi komunikacja z klientem. Jesteśmy otwarci na rozmowy, mamy dużą wiedzę i doświadczenie, które pozwalają nam podjąć się nawet bardzo skomplikowanych zadań. Najważniejsze jest jednak, aby przed podjęciem współpracy poznać potrzeby klienta i móc dostosować do niego istniejące już procesy.

Jeśli klient wie, że czeka go duża i pilna dostawa, a my dostaniemy taką informację odpowiednio wcześniej, to jesteśmy w stanie się do tego przygotować i zapewnić pełną obsługę. I odwrotnie, jeśli powstały jakieś opóźnienia czy komplikacje z naszej strony, dbamy o to, aby klient jak najszybciej dowiedział się o tym bezpośrednio od nas.

09

Kompetencje logistyka

Jakie cechy i umiejętności są doceniane przez pracodawcę?

Czy są kompetencje i umiejętności wykorzystywane w pracy logistyka, które sprawdzą się także w zarządzaniu firmą z innej branży?

Bardzo liczy się wiedza. Powiem to na przykładzie naszego prezesa, który z branżą związany jest już blisko 20 lat i zna każdy element naszego procesu, od najniższego do najwyższego szczebla. Właśnie dlatego ważne jest, aby otaczać się specjalistami i osobami, które rozwijały się razem z firmą. Liczy się dobra organizacja pracy i umiejętność zarządzania swoim czasem. Przydaje się umiejętność analitycznego podejścia do wykonywanych zadań, a także bieżące analizowanie tego, czy to co robię jest efektywne, czy mogę coś zmienić, aby faktycznie usprawnić swoje działania. W branży logistycznej sprawdzają się ścisłe umysły nastawione na liczenie, porządkowanie, sprawdzanie, ale myślę że w wielu branżach jest to cenna umiejętność. Ważna jest odporność na stres – zdarza się, że pracujemy pod presją czasu i musimy spełnić różne, często trudne wymagania klienta.

Plus umiejętności miękkie, takie jak zdolność komunikacji, merytoryczność wypowiedzi i wysoka kultura osobista oraz szacunek do drugiego człowieka, jego czasu i pracy. Wszystko to bardzo przydaje się zarówno podczas rozmów z klientem czy ustalania szczegółów współpracy, jak i w pracy zespołowej. Informacje w naszej firmie muszą być przekazywane w sposób prosty i zrozumiały dla wszystkich.

Point of View

Biuro agencji digitalowej

Rozmowa z Tomkiem Chabowskim
– prezesem agencji digitalowej AF.agency

Czytaj dalej →

Centrum rozwoju personalnego

Rozmowa z Kamilą Wrocińską
– prezesem firmy doradczej Milado

Czytaj dalej →

Zainspirowany?

ODBIERZ 8.000 ZŁ
NA WYPOSAŻENIE SWOJEGO BIURA!

Ta witryna korzysta z plików cookies, aby lepiej prezentować treści, zapewnić sprawne oraz bezpieczne działanie, przedstawiać spersonalizowane oferty i promocje, a także w celach statystycznych. Możesz wyłączyć ten mechanizm w ustawieniach przeglądarki. Więcej informacji na ten temat znajdziesz tutaj.